En el mercado existen diversos programas referidos a las hojas de cálculo, sin embargo, el más popular sigue siendo el Excel de Microsoft viene integrado con los otros programas conocidos de Office como Word y Power Point.
Excel es una aplicación que no deje de crecer con el pasar de los años, las nuevas versiones y actualizaciones nos proporcionan nuevas funcionalidades y herramientas de cálculo.
¿Qué es Excel y para qué sirve?
Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft que forma parte del paquete de Office, la suite ofimática que incluye otros programas muy populares como Microsoft Word y Microsoft PowerPoint. Realizar un Curso de Excel financiero se destaca del resto de formaciones en programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos numéricos desde los más simples hasta los más avanzados que pueden dar lugar a gráficos y tablas con múltiples datos.
Mientras que Microsoft Word se encarga de diversas funciones relacionadas con los textos. Excel se encarga del ordenamiento y cálculo de los datos utilizando columnas y filas formadas por celdas las cuales nos permitirán incluir los datos que serán calculados y ordenados.
¿Quién puede aprender Excel?
Excel es para todos, no solo para los profesionales de las grandes compañías que lo utilizan para llevar sus grandes cuentas. También lo utilizan mucho los estudiantes para sus tareas e incluso algunos padres para llevar las cuentas de la casa.
Este post es una guía para que usted principiante de cualquier edad que por diversas circunstancias nunca tuvo la oportunidad de utilizarlo aprenda sus funciones básicas y conozca diversos aspectos del programa.
¿Qué conseguimos aprendiendo Excel?
Aprender Excel nos da la oportunidad de trabajar en cualquier empresa en que se requiera cálculos de cuenta, elaboración de tablas, gráficos, etc.
También se puede trabajar de forma independiente ofreciendo clases particulares o hacer tutoriales por YouTube donde se puede conseguir ingresos por anuncios o donaciones de los usuarios.
¿Dónde podemos llevar un curso de Excel?
Existen diversos sitios web que ofrecen cursos de Excel y también gratuitos, muchos de los cuales son impartidos por gente profesional y experta en esa especialidad. Ese tipo de cursos normalmente se ofrece en la modalidad online
Aunque en algunos cursos no obtendrás ningún certificado o acreditación, de todos modos habrás mejorado notablemente tus conocimientos sobre Microsoft Excel lo que te servirá mucho para tu vida laboral y profesional.
Aquí te ofrecemos una breve lista de sitios web o canales de YouTube donde aprenderás gratuitamente Excel.
- Curso completo y gratuito de Excel – Excel con Varvara
- Curso Excel – Edutin Academy
- Curso Básico Excel 2013 – Celda Activa
- Curso de Excel sin conocer Excel – Data Camp
- Curso completo de Excel Gratuito – Dostin Hurtado
- Curso Básico de Excel – Microsoft Excel a todo nivel
- Curso de Excel completo – Informática en la web.
Alternativas a Excel
En el mercado podemos encontrar algunas alternativas a Microsoft Excel, entre las más destacadas tenemos:
- Google Sheets.
- Excel Online.
- iWork Numbers.
- OpenOffice Calc.
- Zoho Sheet.
- PlanMaker de FreeOffice.
- OnlyOffice.
Empezando a utilizar Excel
A continuación les daremos unas pinceladas de cómo empezar a utilizar Excel.
- Abra el programa de hojas de cálculo Excel
Empezamos ejecutando desde Inicio de Windows, el programa de Excel que como ya mencionamos forma parte de Microsoft Office.
Podemos pagar una licencia por utilizar la suite Office 2019 completa, o también podemos suscribirnos al servicio de Office 365.
- Abra y guarde archivos XLSX
Antes utilizábamos el formato de archivo basado en XML, actualmente es el XLSX.
Abrimos el programa haciendo clic sobre el icono correspondiente. De inmediato podemos elegir la opción Libro en blanco.
Comenzamos a introducir la información en las celdas. De inmediato podemos guardar nuestro archivo, haciendo clic en el menú donde dice Archivo. A continuación haga clic en Guardar Como y proceda a ponerle un nombre y ubicación a su archivo.
- Recuperar un archivo que no se pudo guardar
Sucede a menudo cuando trabajamos con varios archivos a la vez que alguno se cierre de forma inesperada. En ese caso, procedemos a recuperar el archivo. La forma simple es la siguiente:
Vayamos al menú Archivo / Información / Administrar versiones. En ese botón hay una pequeña flechita en la cual al hacer clic se despliegan dos opciones. Usted elija, Recuperar libros no guardados. Luego de recuperarlo como es lógico guárdelo en la ubicación que desee de la forma convencional.
- La barra del menú
El programa de Excel cuenta con una serie de menús que se ubican en la parte superior de la interfaz: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, Formulas, Datos, Revisar y Vista.
Todas estas secciones contienen submenús que nos darán acceso a un buen número de funciones y características.
Una de las principales pestañas de ese menú es Inicio, al hacer clic allí tendrá acceso a diversas funciones como tipo de letra, tamaño y color de fuente, solo por mencionar algunas.
Por ejemplo, otra de las más útiles es Insertar, allí tenemos las opciones de Tablas, imágenes, gráficos, cuadros de texto, hipervínculos y otros elementos que puede ser insertada a nuestra información.
También encontraremos la importante pedstaá llamada Formulas que es la que nos servirá para desarrolalr diversas operaciones desde las más elementales hasta las más complejas.
Por supuesto también son de gran utilidad las otras pestañas, Diseño de página, Datos, Revisar y Vista.
- ¿Quiere personalizar la barra de herramientas?
Como se puede ver en la imagen el software de Excel presenta diversas barras de herramientas. Usted debe saber que todo aquello se puede personalizar.
Vaya al Menú y haga clic en Archivo, y luego en Opciones. A continuación aparecerá una ventana con diversas alternativas, usted elija Personalizar cinta de opciones y allí podrá hacer los cambios que mejor considere. Por ejemplo, podrá Agregar y Quitar, funciones en los distintos menús.
- Configuración de las hojas de cálculo y celdas
A diferencia de Word, en Excel tendremos un espacio en blanco pero lleno de celdas donde se ubicarán los datos y a las que hay que acostumbrarnos para realizar correctamente la presentación de datos, operaciones, valores, descripción etc.
Las celdas se dividen en columnas representadas por letras mayúsculas y en filas representadas por números. De esta forma cada celda en la que se incluye un dato tiene un nombre tal como A3 o F10.
Este tipo de configuración nos hace posible introducir fácilmente datos y hacer cálculos en pocos segundos. Además según la configuración personalizada que le demos podemos agregar textos y otros tipos de datos.
A continuación, les mencionamos algunas acciones que puede realizar en las celdas.
- Elija el tipo de datos
Entre otras cosas puede hacer clic en cada celda y escribir los datos que correspondan o puede hacer clic con el botón derecho y pegar, un dato, valor o texto que considere.
- Coloree las celdas
Algo de gran utilidad para diferencias datos es aplicar colores de relleno a filas o columnas, eso por supuesto si estamos trabajando con datos por categorías o algún tipo de clasificación.
Se trata de hacer clic en la letra de la columna o en el número de la fila para sombrearlo, y a continuación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la celda o el grupo de ellas y aparecerá una pequeña barra de formatos que incluye la opción de Color de relleno. Haga clic en el color de su elección y la fila o columna tendrán esa tonalidad.
- Inmovilizar filas y columnas
Esta función nos será muy útil si queremos no perder de vista los datos principales que estén en el encabezado o columna principal. Normalmente cuando nos desplazamos con el mouse hacia arriba o abajo, o hacia los lados no queremos perder de vista la fila 1 y también la columna A.
Para fijar o inmovilizar hacemos lo siguiente. Puede usted inmovilizar cualquier fila o columna que quiera, nosotros como ejemplo lo haremos con la fila 1 y la columna A.
Haga clic sobre el 1 de la primera fila para sombrearlo. A continuación vaya en el menú a donde dice Vista. Haga clic en Inmovilizar y luego en Inmovilizar Fila superior.
Haga clic sobre la A de la primera columna para sombrearla. A continuación vaya en el menú a donde dice Vista. Haga clic en Inmovilizar y luego en Inmovilizar Primera Columna.
- Trabajar con múltiples hojas de cálculo
El programa Excel nos da la posibilidad de trabajar con múltiples hojas de cálculo que se van agrupando en lo que se conoce como Libro.
En la parte inferior de las celdas se puede ver que dice Hoja, al costado un signo + el cual se utiliza para agregar otras hojas haciendo clic.
- Otras funciones
Así como las mencionadas el programa Excel tiene múltiples funciones que se pueden utilizar : cambiar el nombre, proteger hojas, unir celdas, aumentar tamaño de ellas, imprimir hojas, convertir a fichero Pdf, etc.
Funciones básicas para novatos
Con Excel usted puede realizar un buen número de fórmulas y operaciones. Veamos las que son básicas.
- HACER SUMAS CON EXCEL
Esta operación básica se utiliza mucho en cálculos simples para fines domésticos como puede ser las cuentas de la casa, la bodega, el negocio, etc.
Veamos cómo se suma en Excel
Como aparece en el ejemplo de la imagen sombree con el puntero del mouse las celdas con valores que desee sumar. Luego haga clic en Formulas y a continuación se desplegar´
A un submenú con varias opciones en el cual usted elegirá Autosuma y luego Suma.
Al hacer clic en Suma, inmediatamente se realizará la suma de los datos de la columna. En el caso del ejemplo resulta 150. También notará que en la barra de fórmulas, figura la suma realizada: =SUMA(A1:A6) que señala que se ha sumado del elemento 1 al elemento 6 de la fila A. Es más ni siquiera es necesario utilizar la función de autosuma, solo poniendo =SUMA(A1:A6) en la barra de fórmulas y Enter, obtendrá el resultado también.
- HACER RESTAS CON EXCEL
El procedimiento también es sencillo para el caso de las restas, si por ejemplo queremos restar dos cifras, primero debemos sombrear las celdas que se van a restar con el cursor y luego escribir en la barra de fórmulas un formato como este =A1-A2 que corresponde a la resta de los valores de la columna A. Luego se hace Enter, y tendrá el resultado.
- HACER MULTIPLICACIONES CON EXCEL
Para hacer multiplicaciones en Excel se recurre al signo *. En el siguiente ejemplo primero se debe sombrear o seleccionar con el cursor las celdas donde están los datos a multiplicar. Luego en la barra de fórmulas se escribe =A2*A4*A6.
Se hace Enter y tendrá el resultado de la multiplicación.
- HACER DIVISIONES CON EXCEL
Así como para las multiplicaciones se utiliza el signo * para la división se hace con el signo /. Como en el ejemplo siguiente podemos dividir usando el formato =(A1/B3). Previamente se selecciona o sombrea el sector con las celdas a dividir.
Luego de poner =(A1/B3) en la barra de fórmulas se hace Enter y se obtendrá el resultado de la división que en este caso es 20.
Otras funciones importantes de Excel
Otras funciones importantes de Excel son para personas que ya están un poco más avanzadas en el conocimiento del programa. Sin embargo, una vez que el principiante se va adentrando en el aprendizaje, logrará también hacer gráficos, tablas, tablas dinámicas, Macros, etc…
Entre las funciones adicionales más importantes tenemos:
- SI
Esta función sirve para responder preguntas.
Ejemplo:
=SI(B3=1;”Sí”;”No”)
Si la celda B3 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.
- BUSCAR y BUSCARV
La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.
Ejemplo:
=BUSCAR(5;A2:A10;B2:B10)
Busca el valor 5 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.
Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más conveniente la función BUSCARV. Su formato es:
=BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO). Por ejemplo:
=BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO)
- COINCIDIR
La función COINCIDIR busca un elemento en un intervalo de celdas y se obtiene la posición de ese elemento en el rango que hemos señalado.
Ejemplo:
=COINCIDIR(5;A1:A10;0)
5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.
Respecto de esto último, hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el valor buscado.
- ELEGIR
Con la función ELEGIR se obtendrá un valor de una lista de hasta 254 posibles.
Ejemplo:
=ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5)
Esto significa que se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5.
- FECHA
Esta función sirve para obtener una fecha a partir de tres valores distintos: año, mes y día, por ese orden.
Ejemplo:
=FECHA(C2,A2,B2)
Muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2.
- DIAS
La función DIAS sirve para señalarr el número de días transcurridos entre dos fechas distintas.
El formato corresponde a la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) con el cual se obtendrá el resultado en forma de valor numérico.
Ejemplo:
=DIAS(A7;A2) o =DIAS(09/08/2003;11/03/1997)
Se puede poner de cualquiera de las dos formas y el resultado será igual. En este caso, el resultado será 2342 días.
- INDICE
La función INDICE nos señala un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o rango.
Ejemplo:
=INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna])
Con esto indicamos la matriz donde buscar (un rango entre dos celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en la matriz, el número de la columna donde devolver un valor. El resultado será este último valor.
Valor de la celda que se encuentra en la fila 3 y en la columna 2 de la matriz (B2:E9)
En el ejemplo que vemos arriba con la barra de fórmulas señalando =INDICE(B2:E9, 3, 2) se explica así:
B2:E9 es la matriz que integra las columnas B y E desde las filas 2 a 9. (producto 1 enero hasta producto 8 en Abril).
El 3 y el 2 representan la fila y columna respectivamente de la matriz (B2:E9) donde se está buscando el valor de la celda.
- ENCONTRAR y ENCONTRARB
Estas funciones nos permiten encontrar una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.
Ambas funciones se utilizan con la estructura:
=ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto; [núm_inicial]).
En texto buscado se señala la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro del texto indicamos la celda donde se encuentra, y número inicial es el que se puede indicar para que la búsqueda se inicie a partir de ese carácter concreto.